Installation des fonds de service

1. AfricaRice établira un compte bancaire distinct à BOA au Bénin pour la gestion des fonds opérationnels des projets GIZ concernés.
2. Le compte ne sera utilisé que pour le paiement de services au qui sont livrés selon les procédures du modèle opérationnel RUN et les dépenses connexes qui assurent le fonctionnement du système de service.
3. Le compte BOA au Bénin sera exploité selon le principe d'un fonds de roulement. Le coordonnateur du projet définira le volume total, la limite supérieure et la limite inférieure en accord avec l'Unité des finances au siège. La limite supérieure est le montant maximal disponible dans le fonds de service pour un projet spécifique. La demande de remplissage peut être effectuée une fois que le solde du fonds de service pour un projet spécifique tombe en dessous de sa limite inférieure.
4. Les paiements peuvent être effectués par chèque, virement bancaire ordinaire ou argent mobile MTN.
5. Le esponsable de l'unité KM d'AfricaRice signera un contrat avec MTN pour l'abonnement aux services d'argent mobile et d'installer un compte Mobile Money (portefeuille en ligne) (62147000) pour permettre les paiements par BOA-Bénin en utilisant la technologie de l'argent mobile MTN via Internet .

Procédures de remplissage du fonds de service

1. Une fois que le solde des fonds disponibles dans le compte BOA est tombé en dessous de la limite inférieure définie, le comptable de CIVA à la station de Bénin présentera une demande de décaissement des fonds pour le réapprovisionnement au coordonnateur du projet. Une fois approuvé, il le soumettra à l'Unité des finances au QG. La demande comprendra un enregistrement détaillé de tous les paiements effectués.
2. L'Unité des finances au siège débutera les fonds au compte BOA au Bénin et en informera le comptable CIVA une fois que les fonds seront envoyés.
3. Cette procédure sera répétée jusqu'à ce que les fonds pour les services d'un projet spécifique soient épuisés.

Procédures de paiement de services au Bénin

1. Le comptable de CIVA soumettra une demande de décaissement pour reconstituer le compte Mobile Money au responsable de l'unité KM pour approbation.
2. Le comptable échangera avec la personne-ressource (Eric 97 98 37 10) à BOA pour assurer un transfert immédiat, il informera le chef de l'unité KM une fois que le compte Mobile Money sera crédité en vertu de la supervision de l'administration AfricaRice Cotonou.
3. Le comptable de la CIVA à la station de Bénin débitera le compte BOA MTN et crédite le compte du projet AfricaRice GIZ - Green Innovations Project dans la supervision de l'administration OCS sous AfricaRice Cotonou.
4. Le coordinateur du projet définira les services (voir Définition des services).
5. Le coordonnateur du service national lancera des services et informera les prestataires de service des modalités de paiement telles que définies dans la description des services (voir Services CIVA).
6. Les agents de tâches enverront des factures à l'agent de contrôle financier en fonction des progrès réalisés.
7. L'agent de contrôle financier vérifiera les factures.
8. À la fin d'un service, l'agent de contrôle de la qualité vérifiera si les services ont été livrés selon des critères de qualité définis et approuvent les demandes de paiement (factures des agents de tâches).
9. L'agent de contrôle financier groupera les factures et préparera le projet spécifique à la demande de paiement, y compris une liste des montants dus pour chaque agent de tâches au format Excel. Cela comprendra les frais de transfert.
10. Le coordonnateur du service national vérifie la demande et la soumet au coordonnateur du projet.
11. Le coordonnateur du projet approuvera la demande, soumettez-la à l'agent de contrôle financier et copiez le chef de l'unité KM.
12. L'agent de contrôle financier téléchargera la liste des paiements versés sur le compte Mobile Money et informera le comptable une fois l'opération terminée.
13. Le comptable se connecte au compte Mobile Money, vérifie, valide et déclenche le paiement en gros des agents de tâches.
14. Le comptable crédite le compte BOA MTN dans OCS et débite le compte du projet dans OCS (compte des dépenses des services) Dans le cadre de la supervision de l'administration AfricaRice Cotonou.
15. Procédures pour le paiement des factures et des réclamations de frais.
16. Le chef de l'unité KM préparera et soumettra une demande de paiement à tous les documents justificatifs.
17. Le comptable CIVA vérifiera et effectuera le paiement du compte BOA au Bénin par chèque, virement bancaire ordinaire ou argent mobile Sous la supervision de l'administration AfricaRice Cotonou.